Honorarios de cobranza en propiedad horizontal: ¿se pueden cobrar al moroso?

Resumen

Los honorarios que una propiedad horizontal pacta con una empresa de cobranza o con un abogado no se convierten automáticamente en una obligación del propietario moroso. La Ley 675 de 2001 faculta al administrador para recaudar cuotas, adelantar la gestión y promover oportunamente el cobro judicial, pero no fija una tarifa general de honorarios ni autoriza por sí sola a trasladar al deudor cualquier costo contratado por la copropiedad.

Una cláusula previa y clara en el reglamento de propiedad horizontal, desarrollada mediante una política o Manual de Cartera debidamente aprobado, puede fortalecer la base documental del cargo. No garantiza que este sea exigible: también importan la competencia del órgano que tomó la decisión, las formalidades de aprobación y registro, la información suministrada, la gestión realmente ejecutada, la proporcionalidad del importe y las circunstancias del caso.

Los plazos de 30, 60 o 90 días son decisiones operativas de cada copropiedad, no términos impuestos por la Ley 675. Del mismo modo, los porcentajes entre el 10 % y el 20 % que aparecen en algunos contratos privados son referencias comerciales, no tarifas legales obligatorias por defecto ni porcentajes que puedan cargarse automáticamente al moroso.

Aviso legal: Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoría jurídica. Antes de crear, reformar o aplicar una cláusula que traslade gastos de cobranza a los propietarios, solicita la revisión de un abogado colombiano con experiencia en propiedad horizontal.

1. ¿Qué permite la Ley 675 y qué no regula?

La Ley 675 permite cobrar las expensas comunes, causar intereses de mora y acudir a un proceso ejecutivo. Para analizar los honorarios externos hay que separar esas facultades de la obligación concreta que se pretende incluir en el estado de cuenta.

El artículo 29 obliga a los propietarios a contribuir al pago de las expensas comunes necesarias, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal. El artículo 30 establece el marco de los intereses de mora por el pago tardío de esas expensas. Ninguno de los dos convierte automáticamente el precio de un proveedor de cobranza en una deuda individual del moroso.

El artículo 51, numeral 8, faculta al administrador para cobrar y recaudar, directamente o mediante apoderados, cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y demás obligaciones pecuniarias, e iniciar oportunamente su cobro judicial. Esa facultad permite ejecutar obligaciones existentes; no debería interpretarse como autorización para crear unilateralmente un rubro nuevo.

El artículo 48 facilita el proceso ejecutivo para cobrar multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, junto con sus intereses. El certificado expedido por el administrador cumple una función especial como título ejecutivo, pero no resuelve por sí solo si cualquier honorario añadido al saldo tiene una fuente válida y es exigible.

También suele invocarse el artículo 1629 del Código Civil, según el cual los gastos ocasionados por el pago son de cuenta del deudor, sin perjuicio de lo estipulado y de las costas que determine el juez. Esa regla general no fija una tarifa de cobranza, no convierte por sí sola el contrato con el proveedor en obligación del propietario ni elimina la necesidad de acreditar la fuente, la causación y la exigibilidad del cargo.

La referencia correcta a la función de recaudo es, por tanto, el artículo 51, numeral 8, no el artículo 50.

2. Cinco conceptos que no deben mezclarse

Expensas ordinarias y extraordinarias

Son las cuotas aprobadas para financiar la administración y los servicios comunes. Su fuente, aprobación, distribución y cobro se rigen por la Ley 675, el presupuesto y el reglamento de la copropiedad.

Intereses de mora

Son la consecuencia económica del pago tardío de las expensas. El artículo 30 establece una tasa equivalente a una y media veces el interés bancario corriente certificado, salvo que la asamblea general determine un interés inferior con el quórum previsto en el reglamento.

Los intereses no remuneran a Certeza, a una empresa de cobranza ni al abogado. Deben calcularse y registrarse por separado.

Gastos u honorarios de gestión extrajudicial

Corresponden al precio de actividades realizadas antes de una demanda: depurar y segmentar la cartera, comunicar la obligación, documentar respuestas, hacer seguimiento a compromisos o apoyar la identificación, aplicación y conciliación contable de pagos, según el alcance contratado.

La copropiedad contrata el servicio. Trasladar después ese costo al propietario es una pregunta jurídica distinta que no se resuelve por la sola existencia de mora ni por entregar una base de datos al proveedor.

Honorarios privados del abogado

Son la remuneración pactada entre la propiedad horizontal y el profesional o la firma que presta el servicio jurídico. El contrato determina lo que la copropiedad debe pagarle a su abogado; no convierte automáticamente al moroso en parte de ese acuerdo.

Costas y agencias en derecho

Surgen dentro de un proceso judicial. Los artículos 365 y 366 del Código General del Proceso regulan su condena y liquidación. Las agencias en derecho las fija el juez según la gestión desarrollada, la cuantía y las tarifas del Consejo Superior de la Judicatura.

No nacen durante el cobro prejurídico, no necesariamente coinciden con lo pagado al abogado y, antes de su fijación judicial, no deben presentarse como una suma ya causada, liquidada o exigible.

3. El contrato con el proveedor no basta para cobrarle al propietario

El contrato entre la copropiedad y Certeza determina el alcance del servicio y quién debe pagarle a Certeza. Para trasladar ese costo al moroso hace falta analizar una relación diferente: la fuente de la obligación entre la propiedad horizontal y el propietario.

Dos decisiones judiciales muestran por qué no conviene prometer un resultado automático:

• En una tutela decidida en segunda instancia en 2022, el Juzgado Veintisiete Civil del Circuito de Bogotá confirmó el fallo que ordenó a la copropiedad abstenerse de cobrar unos honorarios prejurídicos. En ese caso, el cobro no había sido pactado ni autorizado y tampoco figuraba en el reglamento de propiedad horizontal.
• En 2023, el Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cundinamarca negó librar mandamiento de pago por honorarios judiciales equivalentes al 20 %, aunque el reglamento señalaba que los gastos de cobranza y los honorarios del abogado estarían a cargo del propietario renuente. El Tribunal consideró que el contrato de honorarios era ajeno al demandado y advirtió el riesgo de duplicar el concepto con las agencias en derecho.

Estas providencias resolvieron casos concretos y no convierten cada situación futura en idéntica. La primera se refería a una gestión prejurídica sin soporte reglamentario; la segunda, a honorarios de representación dentro de un proceso judicial. En conjunto, ilustran por qué ni el contrato, ni el certificado del administrador, ni una cláusula aislada permiten prometer exigibilidad automática o garantizada.

4. ¿Qué función cumple el reglamento de propiedad horizontal?

El reglamento es el estatuto que contiene derechos y obligaciones específicos de los copropietarios. Si la copropiedad pretende establecer una obligación relacionada con gastos externos de cobranza, una cláusula reglamentaria previa, clara y revisada jurídicamente ofrece una base más sólida que una decisión informal del administrador.

No basta con una fórmula genérica como “todo gasto será asumido por el moroso”. El texto debería permitir identificar:

• qué tipo de gestión puede generar el cargo;
• desde qué evento o etapa podría causarse;
• qué reglas generales determinan su base y sus límites;
• quién aprueba el proveedor y su alcance;
• cómo se informa y discrimina el concepto;
• qué ocurre con abonos, acuerdos, errores o pagos en tránsito;
• cómo puede el propietario controvertir el cargo.

La reforma del reglamento exige el voto favorable del 70 % de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto, conforme al artículo 46. El artículo 47 exige documentar la reunión y sus decisiones en el acta, y el artículo 51, numeral 9, encarga al administrador elevar a escritura pública y registrar las reformas aprobadas.

Cumplir esas formalidades fortalece el soporte, pero no reemplaza la revisión de la validez material y la exigibilidad de la cláusula en cada caso.

5. ¿Qué puede definir el Manual de Cartera?

El Manual de Cartera traduce las decisiones de la copropiedad en reglas operativas. Puede definir:

1. La fuente oficial de saldos, obligaciones y pagos.
2. Las etapas preventiva, administrativa, prejurídica extrajudicial y jurídica.
3. Los días de mora o criterios que activan cada etapa.
4. Las validaciones que deben completarse antes de entregar una cuenta a un tercero.
5. Las actividades que constituyen una gestión externa real y documentada.
6. La forma de cálculo, los topes, los impuestos y el tratamiento de pagos parciales.
7. Los responsables de aprobar acuerdos, correcciones y excepciones.
8. La información previa y la presentación desagregada del estado de cuenta.
9. El canal para reclamar, aportar comprobantes o controvertir un valor.
10. La evidencia que debe conservarse de cada actuación.

El manual no debe contradecir ni intentar reformar informalmente el reglamento. Tampoco debería ampliar una obligación más allá de lo aprobado por el órgano competente.

La guía para crear una política de cartera en propiedad horizontal desarrolla estos componentes operativos.

6. ¿La gestión debe empezar a los 30, 60 o 90 días?

La Ley 675 no obliga a trasladar la cartera a un tercero en uno de esos plazos. La copropiedad debe escoger un ciclo compatible con su flujo de caja, presupuesto, capacidad operativa y nivel de riesgo.

Un esquema podría comenzar con recordatorios preventivos antes del vencimiento, continuar con validación del saldo y conciliación desde el primer día de mora, y pasar a gestión externa a los 30, 60 o 90 días definidos en la política. Los casos que cumplan criterios de escalamiento pueden entregarse después al abogado para evaluar un proceso judicial.

Los días son ejemplos, no mandatos legales. También debe quedar claro qué evento marca el inicio efectivo de la gestión externa. Cargar un archivo al sistema no equivale necesariamente a realizar una actividad de cobro sobre una obligación concreta.

Para separar correctamente las etapas, consulta la guía sobre cobro prejurídico en propiedad horizontal.

7. ¿Existe una tarifa legal entre el 10 % y el 20 %?

No. La Ley 675 no fija un porcentaje general para la cobranza extrajudicial de cuotas de administración.

Un análisis de Click Abogados señala que algunos contratos privados entre copropiedades y abogados pactan honorarios entre el 10 % y el 20 % del valor recaudado. Esa referencia describe una práctica contractual de ciertos servicios jurídicos: no crea una tarifa legal, no prueba que el rango sea apropiado para todos los casos y no autoriza su traslado automático al moroso.

En Certeza, el precio y la estructura de remuneración pueden variar según el contrato, el alcance, la cartera y el servicio acordado. Por eso no existe un porcentaje universal de Certeza.

Si una copropiedad estudia un esquema porcentual, debería definir al menos:

• si la base es el capital, los intereses, el saldo total o el valor efectivamente recuperado;
• si el cálculo ocurre antes o después de imputar el pago;
• qué actuación concreta causa el costo;
• qué tope y tratamiento tienen los abonos o recaudos directos;
• cómo se corrige o reversa un cargo improcedente;
• cómo se evita cobrar dos veces por una misma gestión.

8. ¿Sirven los criterios de la Superintendencia Financiera?

Sirven como referencia prudente, no como fundamento directo para cualquier propiedad horizontal.

En el régimen aplicable a sus entidades vigiladas, la Superintendencia Financiera de Colombia exige que todo gasto trasladado al consumidor financiero responda a una gestión real, esté sustentado, sea razonable y proporcional a la actividad efectivamente realizada y corresponda a montos informados previamente al deudor. También aclara que no vigila de manera general a las empresas dedicadas a la cobranza.

La propiedad horizontal y Certeza no deben presentarse como entidades sometidas a ese régimen por el solo hecho de gestionar cartera. Sin embargo, gestión real, soporte, proporcionalidad, información previa y trazabilidad son controles sensatos para una política transparente.

La copropiedad también debe revisar las reglas aplicables a sus contactos y al tratamiento de datos personales. La guía ¿Qué leyes debes cumplir al cobrar cartera en Colombia en 2026? resume esos controles.

9. Procedimiento prudente antes de aplicar una nueva cláusula

Si el conjunto todavía no tiene una regla expresa y quiere estudiar gastos de cobranza externa, el orden recomendado es:

1. Revisar el reglamento vigente, las actas, los contratos y la forma actual de contabilizar la cartera.
2. Pedir a un abogado de propiedad horizontal que determine si procede una reforma al reglamento y cómo debe redactarse.
3. Separar expresamente gastos extrajudiciales, honorarios privados del abogado, intereses y costas judiciales.
4. Presentar a la asamblea el texto completo y su impacto económico.
5. Cumplir la mayoría y las formalidades aplicables a la decisión.
6. Desarrollar la regla mediante un Manual de Cartera aprobado por el órgano competente.
7. Informar la política antes de aplicarla y conservar evidencia de la comunicación.
8. Configurar el estado de cuenta para discriminar capital, intereses, gastos extrajudiciales y conceptos judiciales.
9. Causar el gasto únicamente bajo la regla vigente y contra la evidencia de la gestión correspondiente.
10. Establecer un procedimiento para controvertir, corregir o reversar el cargo.
11. Auditar periódicamente el cálculo, el soporte y la ausencia de doble cobro.

Este procedimiento reduce el riesgo de arbitrariedad, pero no sustituye el concepto jurídico sobre la cláusula ni impide que su exigibilidad sea discutida.

10. Cómo puede apoyar Certeza

Certeza ayuda a ejecutar la gestión extrajudicial definida por la propiedad horizontal. Puede centralizar saldos, segmentar la cartera por antigüedad, coordinar secuencias de contacto, registrar interacciones, hacer seguimiento a compromisos y apoyar la conciliación de cuotas por apartamento.

La trazabilidad permite diferenciar una obligación recién vencida, un caso efectivamente gestionado por un tercero, una promesa vigente, un abono pendiente de conciliación y un expediente listo para revisión jurídica.

La solución de gestión de cartera para propiedad horizontal no reemplaza el reglamento, la decisión de la asamblea, el sistema contable ni la revisión del abogado. Certeza tampoco presenta demandas, solicita embargos ni representa judicialmente a la copropiedad.

Cuando un caso debe pasar a cobro judicial, la copropiedad lo entrega a su abogado con el saldo, la trazabilidad y los soportes disponibles.

Lista de verificación antes de registrar un gasto de cobranza

• El abogado de la copropiedad revisó la fuente y la redacción de la obligación.
• El órgano competente aprobó la regla con la mayoría aplicable.
• El acta identifica el texto aprobado, los coeficientes y la votación.
• Se cumplieron las formalidades de escritura y registro cuando correspondían.
• El Manual de Cartera desarrolla la regla sin ampliar ni contradecir el reglamento.
• La política define el día o evento que activa la gestión externa.
• El cálculo identifica base, tarifa, impuestos, topes y tratamiento de pagos parciales.
• Existe una gestión real, individualizable y documentada.
• El propietario recibió información previa y un estado de cuenta desagregado.
• Capital, intereses, gastos extrajudiciales y conceptos judiciales están separados.
• Existe un procedimiento para corregir pagos no aplicados y cargos improcedentes.
• La copropiedad no presenta honorarios privados como agencias fijadas por un juez.

Preguntas frecuentes

¿El administrador puede cargar automáticamente los honorarios de Certeza al moroso?

No por la simple contratación de Certeza ni por la existencia de mora. El administrador tiene facultades de recaudo, pero el cargo necesita una fuente válida, aprobación competente, reglas claras y soporte. Su exigibilidad debe revisarse jurídicamente.

¿El reglamento y el Manual de Cartera garantizan el cobro?

No. Una cláusula reglamentaria clara y un manual coherente fortalecen la base documental, pero no garantizan que el cargo sea exigible. Un propietario puede discutir su origen, aprobación, cálculo o aplicación, y una autoridad judicial puede revisarlo.

¿La Ley 675 autoriza cobrar el 10 % o el 20 %?

No. La ley no fija esos porcentajes para la cobranza extrajudicial. Son referencias observadas en algunos contratos privados, especialmente con abogados, y no deben presentarse como tarifa legal.

¿La deuda debe pasar a cobranza externa a los 30, 60 o 90 días?

La ley no impone uno de esos plazos. La copropiedad debe definir el momento en su política, justificarlo operativamente, informarlo y aplicarlo con consistencia.

¿Los gastos de cobranza son lo mismo que los intereses de mora?

No. Los intereses se rigen por el artículo 30 de la Ley 675. Los gastos corresponden al costo de un servicio de cobranza y requieren un análisis separado.

¿Los honorarios del abogado son iguales a las agencias en derecho?

No. Los honorarios nacen del contrato privado entre la copropiedad y su abogado. Las agencias forman parte de las costas judiciales y son fijadas por el juez conforme al Código General del Proceso y las tarifas aplicables.

¿El certificado del administrador permite incluir cualquier cargo?

No debería entenderse así. El artículo 48 facilita el cobro ejecutivo de ciertas obligaciones, pero no sanea automáticamente un concepto sin base válida. Un honorario puede ser controvertido por su origen, aprobación, cálculo o exigibilidad.

¿Certeza realiza cobro jurídico?

No. Certeza apoya la gestión preventiva, administrativa y prejurídica extrajudicial. No presenta demandas, solicita embargos ni presta representación judicial; esas actuaciones corresponden al abogado contratado por la copropiedad.

Fuentes consultadas

• Ley 675 de 2001, texto oficial en SUIN-Juriscol.
• Código General del Proceso, Ley 1564 de 2012.
• Código Civil, artículo 1629.
• Fallo de tutela 2022-00085-01, Juzgado Veintisiete Civil del Circuito de Bogotá, 4 de marzo de 2022.
• Auto 25286-31-03-001-2022-00516-01, Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cundinamarca, 14 de noviembre de 2023.
• Honorarios de cobranza, Superintendencia Financiera de Colombia.
• Análisis sobre honorarios de abogado en procesos ejecutivos de propiedad horizontal, Click Abogados, usado únicamente como referencia comercial privada.