01
Preventivo y vencido
reglas según fecha y etapa de mora
Cobro de cuotas de administración
Cobra cuotas de administración y concilia cada pago sin perseguir comprobantes
Certeza organiza cargos, saldos y contactos por unidad; coordina recordatorios antes y después del vencimiento; y relaciona pagos por apartamento, residente, referencia o comprobante cuando la información es suficiente.
Tu sistema contable conserva la cartera y la entidad financiera o pasarela del conjunto procesa el dinero. Certeza facilita el seguimiento y la conciliación; no recibe ni custodia fondos.
- cargo, saldo y pago relacionados
- Por unidad
- canales de contacto coordinados
- 4+
- fondos del conjunto residencial
- Sin custodiar
Puntos clave de Certeza
02
Unidad y período
contexto antes de cada contacto
03
Pasarela existente
el conjunto conserva su procesador
04
Excepciones visibles
coincidencias dudosas pasan a revisión
Capacidades
Del recordatorio al pago aplicado, con contexto para la administración
Una capa de operación de cartera que complementa el sistema actual y evita convertir cada comprobante en una investigación manual.
01
01
Recordatorios preventivos
Programa avisos antes del vencimiento con fecha, concepto e instrucciones autorizadas por la administración.
02
02
Seguimiento por etapa de mora
Coordina WhatsApp, SMS, correo, llamadas y tareas según vencimiento, saldo, respuesta y reglas aprobadas.
03
03
Enlace de pago existente
Facilita el acceso al banco o la pasarela contratada por el conjunto sin reemplazar al procesador ni recibir dinero.
04
04
Cruce por unidad y referencia
Relaciona apartamento, residente autorizado, período, monto, referencia y comprobante cuando las fuentes aportan evidencia suficiente.
05
05
Revisión de excepciones
Duplicados, reversos, montos parciales y coincidencias inciertas permanecen visibles para decisión humana.
06
06
Trazabilidad para administración y consejo
Consulta contactos, respuestas, promesas, pagos confirmados, pendientes y excepciones sin depender de mensajes aislados.
Proceso
Un flujo verificable para cobrar y conciliar cuotas
El piloto comienza con una muestra limitada y reglas acordadas antes de ampliar la operación.
- 01
Importamos unidades, cargos y contactos
Recibimos un archivo o exportación con identificadores, períodos, conceptos, vencimientos, saldos y contactos autorizados.
- 02
Aprobamos calendario, tono e instrucciones
La administración define fechas, canales, frecuencia, mensajes, enlaces de pago, exclusiones y escalamiento.
- 03
Activamos recordatorios y seguimiento
Las secuencias avanzan según la respuesta y la etapa de cada obligación, conservando el contexto del apartamento.
- 04
Relacionamos pagos confirmados
Cruzamos referencias, montos, fechas y comprobantes; los casos ambiguos se separan para revisión y no se marcan como conciliados.
- 05
Reportamos pendientes y excepciones
La administración revisa actividad, promesas, pagos aplicados, saldos pendientes y casos que requieren una decisión.
Fuentes de información
Trabaja con el sistema contable y la pasarela que ya usa el conjunto
El piloto puede iniciar con archivos o exportaciones. Una conexión por API se evalúa según el acceso disponible; mencionar herramientas no implica integración nativa, certificación ni alianza comercial.
1WorldOffice o Helisa
2Excel o CSV
3Banco o pasarela existente
4Otro sistema contable evaluado
Resultado operativo
Menos comprobantes sueltos y más claridad sobre cada cuota
Medimos contacto, promesas, pagos confirmados, aplicación y excepciones. La recuperación depende de la cartera, los datos y las reglas acordadas; no prometemos un porcentaje fijo.
Cada pago confirmado conserva relación con la obligación y cada excepción conserva un responsable.
- Recordatorios consistentes antes y después del vencimiento.
- Pagos confirmados detienen el seguimiento correspondiente.
- Parciales, duplicados y reversos quedan separados.
- Administración y consejo comparten una vista trazable.
Preguntas frecuentes
Qué incluye el cobro de cuotas y dónde termina el alcance
Seguimiento por unidad sin reemplazar la contabilidad ni la pasarela.
Cuotas de administración
01¿Certeza recibe o procesa las cuotas de administración?
No. El banco o la pasarela contratada por el conjunto procesa y custodia el dinero. Certeza puede facilitar el enlace existente y usar la confirmación disponible para actualizar el seguimiento.
02¿Cómo relaciona un pago con un apartamento?
Usa los campos disponibles, como unidad, tercero autorizado, factura, período, monto, fecha, referencia o comprobante. Solo se confirma una coincidencia cuando la evidencia y las reglas son suficientes.
03¿Qué sucede con un comprobante incompleto o duplicado?
Queda como excepción para revisión. Certeza no fuerza una conciliación cuando faltan datos, existen varias coincidencias o aparece un posible reverso.
04¿Debemos cambiar el sistema contable o la pasarela?
No. El sistema actual conserva cargos y saldos, y la pasarela existente sigue procesando pagos. El piloto puede comenzar con archivos o exportaciones antes de evaluar una API.
05¿También funciona antes de que la cuota se venza?
Sí. La administración puede aprobar recordatorios preventivos y luego continuar con reglas distintas cuando una obligación vence, sin separar el historial en dos procesos.
06¿Cómo comienza un piloto?
Revisamos unidades, volumen de cargos, cartera, sistema contable, fuentes de pago y excepciones frecuentes. Después probamos una muestra limitada, acordamos reglas y medimos antes de ampliar.
Evaluación para propiedad horizontal
Revisemos cómo pasa una cuota desde el cargo hasta el pago aplicado
Cuéntanos cuántas unidades administras, qué sistema utilizas y cómo recibes hoy las confirmaciones de pago. No necesitamos datos de residentes en esta primera conversación.